Papier correct opslaan

Bedrijven en overheden zijn wettelijk verplicht belangrijke papieren documenten voor een bepaalde tijd te archiveren. Een tijdbestek van 5-10 jaar is hier niet vreemd.
Naast belangrijke documenten slaan de meeste bedrijven ook hun huisstijl drukwerk zelf op. Denk daarbij aan briefhoofden, enveloppen, brochures en (interne) formulieren. Om de kosten van de inkoop van drukwerk laag te houden worden hogere oplages besteld. Dat drukwerk wordt dan voor een langere periode op kantoor bewaard.

“We adviseren onze klanten altijd bij de keuze van hun papiersoort”, zegt René Verkaart van Stoere Binken Design. “Het correspondentie drukwerk heeft een representatieve functie en we winnen vooraf altijd informatie in bij de papierleverancier en drukkerij om een goed advies te kunnen geven.”

Belangrijke criteria voor de juiste papierkeuze zijn;

• De oplage van het drukwerk
• De functie van het drukwerk
• De bedrukking van het drukwerk
• De beschikbare printers op kantoor

“Klanten slaan hun drukwerk niet altijd goed op waardoor er problemen bij het gebruik ontstaan. Veel voorkomende klachten zijn vellen papier die vastlopen in de printer of problemen met de afdrukkwaliteit veroorzaken. Wij vragen de klant een inventarisatie te doen van de beschikbare printers en geven dan een advies af voor de meest geschikte papiersoort”, zegt René Verkaart. “Een aantal vellen van het oplage papier wordt bij de papierleverancier besteld zodat het op de printer(s) getest kan worden. Dan wordt al snel duidelijk dat de gekozen papiersoort op alle printers anders loopt, daar ontkom je helaas niet aan.”

Papier bewaren en behandelen

Papier is een natuurlijk materiaal en is gevoelig voor externe invloeden. Hier een paar tips voor het correct opslaan van papier in de kantooromgeving:

• Papier alleen in droge omgevingen bewaren en uit de buurt van extreme temperatuurschommelingen, bijvoorbeeld een radiator of open raam.
• Ongebruikt papier op een plank of pallet leggen. Leg dozen nooit op de grond.
• Leg niets boven op de pakken papier.
• Indien mogelijk het papier ingepakt en in de doos laten totdat je het gaat gebruiken; gedeeltelijk gebruikte pakken papier zo mogelijk weer inpakken.
• Bewaar het papier bij voorkeur in een omgeving met een temperatuur van rond de 21 graden Celcius en een relatieve vochtigheid van 40%.

Geconditioneerde opslag

Voor drukkerijen is de omgang met papier vanzelfsprekend. Zij doen er alles aan om er voor te zorgen dat het papier goed verwerkt kan worden en zijn maximale kwaliteit behoudt.
Frits Keulen, commercieel directeur van drukkerij Andi Druk; “Onze opslagruimtes zijn geconditioneerd om de luchtvochtigheid en temperatuur op pijl te houden. Vaak staan gedrukte exemplaren op jaarvolume bij ons in opslag. De klant kan via een digitaal systeem op afroep zijn drukwerk laten leveren zodat ze niet alles op kantoor hoeven op te slaan. Bedrukt papier verhoudt zich anders dan onbedrukt papier. Zelfs de inktkleur is van invloed op het bedrag van papier.”

Tips voor papiergebruik

• Controleer de doorlooptijd van het papier in de organisatie. Op decentrale printers wordt minder geprint als op hoog volume printers. Het papier op decentrale printers ligt daardoor langer in de lade en kan eventueel storingen veroorzaken.
• Laat het papier acclimatiseren voordat het gebruikt wordt. Als het in een koele ruimte gelegen heeft moet het zich eerst aanpassen aan de omgevingstemperatuur.

Voor meer vragen over het correct opslaan van papier of drukwerk, neem contact met ons op.