Tips voor een succesvolle beurs

Ga je binnenkort als bedrijf met een stand op een beurs staan? Hieronder vind je een checklist met tips en activiteiten die je als leidraad kunt gebruiken als je een beurspresentatie gaat voorbereiden:

Voorbereiding

Stel een gekwalificeerd team samen die verantwoordelijk is voor dit evenement. Zorg voor een heldere taakverdeling en spreid de verantwoordelijkheden.
In de eerste fase is het belangrijk dat je team op de hoogte is welke prospects je wilt bereiken en wat je wilt dat ze ondernemen. Deel je bezoekers in in categoriën en bespreek hoe je team met deze personen omgaat. Hieronder vind je bij 'Deel je bezoekers in' een indeling die je als leidraad kunt nemen.

Budget

Bepaal een budget! Beursstands kosten veel geld, dus een geplande investering is noodzakelijk. Stel vooraf vast wat je kunt en wilt uitgeven om niet tegen onaangename verrassingen te lopen.

Beursstand

De visuele presentatie van je bedrijf op de beurs is van zeer groot belang. Is je beursstand opvallend, dan trek je sneller de aandacht van de bezoekers en is de kans groter dat zij met je in gesprek willen gaan. Dit levert vervolgens weer kansen op om diepere gesprekken met potentiële klanten of relaties aan te gaan.

Zoek naar een goede ontwerper en/of standbouw bedrijf die het ontwerp en de productie voor je kunnen verzorgen. Zij dragen dan ook zorg voor de transport, opbouw en opslag van de beurs. Vaak wordt die meerdere keren per jaar gebruikt en dan zal die dus tussentijds in een loods opgeslagen moeten worden.

Aankondiging

Kondig tijdig aan bij de pers en je relaties dat je naar de beurs gaat. Je kunt ze dan vroegtijdig bij het proces betrekken en mogelijk feedback verzamelen.
Denk daarbij aan de volgende communicatie kanalen en -uitingen:

• PR activiteiten
• Advertentie/advertorial
• Persbericht
• Sponsoring
• Uitnodigingen
  

Gebruik ook het ontwerp van je beursstand in de presentatie om je boodschap meer kracht te geven. Een visueel aansprekende presentatie trekt de aandacht en overtuigd.

Nodig je relaties uit met een bijzondere uitnodiging. Voeg daar een antwoordkaart bij zodat je weet wie er zeker gaat komen en regel dat ze toegangskaarten (conference tickets) krijgen. Deze bedrijven zullen het tijdig moeten weten omdat zij hiervoor vrije dagen moeten inplannen.

Marketing & Communicatie materialen

Dit zijn gedrukte materialen die je op de beurs aan geïnteresseerden en potentiële klanten mee kunt meegeven. Denk daarbij aan:

• Brochures
• Datasheets
• Mappen
• Visitekaartjes
• Relatiegeschenken
  

Voor een aantal gedrukte materialen zijn de volgende gegevens van belang:

• Oplage
• Taalversies
• Levertijd
• Gewicht (i.v.m. transportkosten)

De treurige waarheid is dat de meeste mensen de folders die ze van je stand meenemen weggooien als ze thuis zijn. Dus beperk de oplagen zodat je zelf niet achteraf duizenden folders moet weggooien.

Plan de bezetting

Plan goed in wie wanneer op de beursstand aanwezig is. De bezetting zal niet elke dag dezelfde zijn, dus organiseer dit goed. Je wilt klanten bereiken en afspraken maken. Daarvoor moeten de juiste teamleden aanwezig zijn.

Zorg dat je een 'standmanager' (of daymanager) aanstelt. Als je voldoende gekwalificeerd teamleden meeneemt kun je bijvoorbeeld elke dag iemand anders de leiding geven. Dit ontlast je team en geeft ze ook lucht om zelf eens over de beurs te lopen en persoonlijke indrukken op te doen.

Organiseer de reis

Zorg dat je team goed georganiseerd op reis gaat. Regel de volgende zaken ruim van tevoren:

• Toegangskaarten
• Vlucht
  
• Hotel
• Auto

"The early bird catches the worm". Zorg dat je er vroeg bij bent want je concurrenten en bezoekers boeken zullen waarschijnlijk allemaal een verblijf in dezelfde stad willen regelen. Hotels zijn dus snel volgeboekt. Wil je nog een fatsoenlijk hotel vinden waar je je complete team onder kunt brengen, regel dit dan tijdig.

Het Marketing & Communicatie materiaal zal ook naar de beurs getransporteerd moeten worden. Veelal vinden de beurzen in heel Europa plaats, dus het transport van het drukwerk zal ook geregeld moeten worden.

Soms kan het praktischer of kosten gunstiger zijn om je drukwerk direct in het land te laten drukken waar de beurs plaats vindt. Dit bergt wel wat risico's, want je moet werken met contactpersonen en drukkerijen die je niet kent. Beter is het om het tijdig te plannen en het door je vertrouwde netwerk partners te laten verzorgen.

Maak een afspraken kalender

Maak een afspraken kalender voor op de beurs. Je zult waarschijnlijk 5-8 afspraken op een dag inplannen en dan is een goede agenda noodzakelijk. Breng je team meteen op de hoogte als ze een afspraak moeten bijwonen en zorg dat ze voorbereid zijn.

Begin en eindig de dag formeel

Begin en eindig de dag met een formeel moment met je team. Vertel ze wat je van ze verwacht en wat er voor die dag op het menu staat. Zij zijn de ogen en oren van de organisatie en moeten ervoor zorgen dat alles soepel loopt. Als demonstraties niet werken, dan moet er snel gehandeld kunnen worden. Zorg dat het team weet hoe ze op zo'n moment moeten reageren.

Creëer een vertrouwelijke plek

Als je een interessante prospect treft wil je met hem in een vertrouwelijke omgeving kunnen praten. Als je stand groot genoeg is, zorg dan voor een zitgelegenheid waar je kunt zitten zonder gestoord of afgeluisterd te worden. Creëer een intiem moment om bij je prospect een blijvende herinnering achter te laten. Het menselijke aspect is zeer belangrijk.
En vergeet niet voor een klein hapje of drankje te zorgen.

Deel je bezoekers in

Je wilt zoveel mogelijk rendement uit je beurs presentatie halen en dus geen tijd verspillen aan onvruchtbare gesprekken. Deel je bezoekers in in categoriën. Je team is op de hoogte hoeveel tijd je per individu wilt besteden en hoeveel informatie je die geeft.
Dit is een mogelijke indeling die uiteraard nog verfijnd kan worden:

1. Prospect; een potentiële nieuwe klant
2. Klant; een bestaande klant die voldoende aandacht verdient
3. Partner; een bestaande relatie
4. Jager; een bezoeker die alleen relatiegeschenken en folders komt halen
5. Student; op zoek naar een werkgever of interessante informatie voor een scriptie
   
6. Spion; een concurrent die even in de keuken wil komen kijken

Backup scenario's

Eén ding is zeker, er gaat geheid wat fout. Het drukwerk is te laat, de geplande in-house demonstratie werkt niet, een paar mensen haken op het laatste moment af. Zorg in ieder geval voor voldoende backup scenario's dat je deze tegenslagen kunt opvangen.

Evalueer de beurs

Als de beurs afgelopen is en iedereen weer op kantoor is, plan dan een evaluatie middag met je team. Wat ging er goed, wat ging er fout? Heeft je team nog wensen voor verbeteringen? Noteer deze goed en gebruik die ervaringen voor de volgende beurs.

Follow-up campagne

Zorg dat je zoveel mogelijk visitekaartjes krijgt van mensen die je op de beurs bezoeken en vooral van de personen met wie je direct contact hebt. Dan kun je een follow-up campagne starten om die personen na de beurs nog eens te benaderen en te bezoeken voor een vervolg gesprek. Verwacht hier niet teveel van, want niet iedereen is na de beurs nog oprecht geïnteresseerd in je bedrijf.

Feedback

Heb je aanvullingen op dit artikel, of zie je verbeter punten? Laat het ons dan weten. We staan open voor alle kritiek.