Checklist factuur

Onderdelen van de factuur

Je facturen moeten de volgende elementen bevatten om aan de wettelijke eisen te voldoen:

• Je naam en adresgegevens
• Je BTW-nummer
  
• Je inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel
• Een opeenvolgend nummer. Hoe je de nummering voert is aan jou, zolang die logisch is en facturen gemakkelijk teruggevonden kunnen worden
• Naam en adres van degene aan wie de levering wordt verricht of de dienst wordt verleend
• In geval van een heffingsverlegging of bij intracommunautaire leveringen met toepassing van het 0% tarief het BTW-identificatienummer van de afnemer. In deze gevallen en in geval van een vrijstelling en toepassing van de margeregeling vermeldt je tevens waarom je die regeling toepast
• De datum van uitreiking van de factuur
• De datum van levering of van dienstverrichting of -voltooiing of de datum (voorzover deze vastgesteld kan worden) van vooruitbetaling indien deze verschilt met de uitreikingsdatum van de factuur
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of de verleende dienst. Je kunt hiervoor eventueel ook verwijzen naar een schriftelijk contract
• De hoeveelheid (of omvang) en aard van de geleverde goederen of de verleende dienst. Je kunt hiervoor eventueel ook verwijzen naar een schriftelijk contract
• De vergoeding met betrekking tot elk tarief of elke vrijstelling, de eenheidsprijs, de eventuele vooruitbetalingen en andere kortingen die nog niet in de eenheidsprijs zijn begrepen
• Het BTW-bedrag uitgedrukt in euro's
• In het zeldzame geval dat de belasting wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger: diens naam, adres en BTW-identificatienummer

Niet verplicht maar wel aan te bevelen is een verwijzing naar de eventuele leveringsvoorwaarden.

Herstelfacturen

Voldoet je factuur niet aan deze eisen, dan ben je verplicht die te herstellen. Indien je teveel in rekening gebracht hebt, kun je dit herstellen door middel van een creditnota waarop je verwijst naar de oorspronkelijke rekening en het teveel in rekening gebrachte bedrag met een negatief bedrag aangeeft. Vergeet niet ook de teveel in rekening gebrachte BTW te crediteren.
Heb je te weinig in rekening gebracht, dan stuur je een nieuwe factuur met een ondubbelzinnige verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Nederlandse vertaling

Voor werkzaamheden die in Nederland verricht zijn en facturen die ontvangen worden door in Nederland gevestigde ondernemers kan de Belastingdienst een Nederlandse vertaling (door een erkend vertaler) eisen.

Buitenlandse leveringen

Als een Nederlandse ondernemer diensten verricht aan een afnemer in een andere Europese lidstaat, moet het BTW-nummer van die buitenlandse afnemer vermeld worden op de factuur en breng je geen BTW in rekening. Zie ook intracommunautaire leveringen.

Met dank aan Torn Belastingadvies